Хронометраж рабочего времени – это повышение личной эффективности руководителя и сотрудников, система управления временем и его распределение в течение рабочего дня.
Наверное, многим руководителям знакома ситуация, когда коллектив активно работает, а результатов их работы почему-то не видно. Причин, конечно же, много. Однако, в первую очередь, стоит оценить, насколько эффективно каждый сотрудник в Москве или любом другом городе делает свою работу. В этом случае необходимо провести хронометраж рабочего времени. Такой пример исследования не только дает понять, как и куда используют сотрудники свое рабочее время, но указывает на причины их неэффективной работы.
Хронометраж рабочего дня: сущность понятия
Документальное оформление тренинга сотрудников — это хронометраж рабочего дня. Для получения истинных результатов исследования, фиксацию событий необходимо производить не менее одной-двух недель.
На основе полученных данных необходимо:
1. осуществить полный анализ информации;
2. выявить, какие операции окружающих сотрудников занимают много времени, но не дают никакого эффекта;
3. разработать нововведения;
4. внедрить желаемые изменения.
В большинстве случаев, хронометраж используется как важный инструмент, для выявления того, почему при интенсивной работе нет ожидаемых результатов. Хронометраж рабочего времени помогает определить есть ли эффект работы коллектива и какой он.
| Услуги хронометража: |
Цены и стоимость: |
|
Разработка шаблона ввода данных
|
от
30000 рублей
|
|
Один день хронометража одного сотрудника
|
от
10000 рублей
|
|
Подготовка общего описательного отчета
|
от
50000 рублей
|
Как необходимо вести хронометраж
Как вести хронометраж рабочего времени каждый для себя решает сам, главное, чтобы фиксировались абсолютно все занятия достоверно и правдиво. Для фиксации занятий можно использовать классический вариант журнала в бумажном виде, либо вести свои наблюдения и фиксировать все в электронной таблице на компьютере.
Если речь идет о бумажном бланке, то обязательными пунктами для фиксации будут следующие показатели:
1. время, когда сотрудник приступил к работе;
2. время, когда сотрудник окончил свою работу;
3. название и суть работы, которую он выполнял за определенное время.
Почему бумажный вариант хронометража сегодня используется редко
Классическая бумажная форма ведения хронометража рабочего времени имеет существенные недостатки:
1. Во-первых, процесс записи трудоемкий и требует затрат времени. В классическом понимании этого процесса участвуют три постоянных показателя: бумага, ручка и таймер.
2. Во-вторых, имеется влияние на целостную работу компании. Если поручить коллеге самостоятельно сделать хронометраж своего рабочего дня, то он будет больше отвлекаться на записи, чем на работу. Если выделить отдельного для этого занятия сотрудника, то возможно по причине отсутствия компетенции в том или ином вопросе, он может дать неправильную оценку работы своего подопечного.
3. В-третьих — массовая компьютеризация труда. Рядовой офисный сотрудник целый день проводит за компьютером, поэтому очень трудно оценить, насколько эффективно он работает с той или иной задачей.
Как видите, минусов от такой работы больше, чем плюсов.
Как провести хронометраж рабочего времени среди офисных сотрудников
В эпоху массового использования компьютеров, как для личного пользования и когда идет рабочий процесс, целесообразно проводить автоматизированный хронометраж с помощью сервиса учета рабочего времени Yaware.Online.
Почему такая система эффективна для анализа современного офиса:
1. точные записи всего того, чем занимался сотрудник на рабочем компьютере (буквально до 1 минуты);
2. фиксация момента того, когда сотрудник переключается на другое дело. Этот результат помогает оценить умение сотрудника сосредотачиваться на одном деле. Ведь для того, чтобы вернуться к предыдущей задаче, после паузы понадобится не менее 15 минут рабочего времени;
хронометраж ведется круглые сутки;
3. удобный интерфейс программы позволяет вести фиксацию всех показателей в фоновом режиме, что не будет отвлекать сотрудников от выполнения их обычной работы.
Уже по истечении первых двух недель наблюдения, можно будет увидеть эффективность каждого из сотрудников компании.
Помимо вышеперечисленных методов анализа затрат рабочего времени, можно использовать еще один подход — хронометраж и фотография рабочего дня. Возможно, многие воспринимают эти два схожих понятия как синонимы, но на самом деле между ним есть существенные различия.
Отличия хронометража и фотографии рабочего дня:
1. для проведения хронометража используется самостоятельно выбранный промежуток времени, т. е. хронометраж рабочего времени, к примеру, суток, недели, месяца. Фотография рабочего времени — это более официальное мероприятие, так как в качестве организаторами зачастую выступает работодатель, а не вы сами;
2. при хронометраже вы имеете возможность самостоятельно выбрать вариант учета данных (бумажный или автоматизированный) и метод анализа полученных данных. Фотография предусматривает заранее оговоренные варианты в форме таблицы, протоколов или форм. Таким образом, весь процесс регламентирован процедурами, которые утверждены ответственными лицами.
Как видите, на самом деле, хронометраж и фотография рабочего дня — это два абсолютно разных процесса.
Для корректной организации, весь период исследования подразделяет на ряд этапов:
1. Подготовительный этап: изучение технических условий проведения, определение сроков исследования, определение объекта и очередности «фотографирования».
2. Этап фотографирования: приказом оформляется дата начала процедуры, уведомляется персонал и проводится инструктаж.
3. Этап анализа полученных данных: выявление самых затратных операций, самых длительных промежутков бездействия или простоя работы, определения тех действий, которые сейчас в дефиците.
4. Этап оптимизации предполагает разработку путей решения, направленных на устранение выявленных в процессе исследования дефектов в использовании рабочего времени.
Таким образом, хронометраж и фотография рабочего дня крайне нужны для эффективно распределения производственных процессов в течение рабочего дня между всеми сотрудниками компании, с целью максимальной самореализации каждого и достижения основной общей поставленной цели.
