маркетинговые исследования

+7(495) 960-90-89

115419, Россия, Москва, ул. Шаболовка, 34, строение 3

info@mazm.ru

часы работы - Пн - Вс с 11-20 часов

Обратный звонок

Правила написания делового письма

Деловые письма – это вид коммуникации между различными субъектами хозяйственной деятельности в процессе ведения бизнеса и деловых отношений.

 

Написание деловых писем помогает решать вопросы:

 

1.оперативного управления холдингом или подразделениями фирмы;

 

2.взаимоотношений и обмена информацией с партнерами и клиентами;

 

3.координирования рабочих процессов и деловой активности компании;

 

4.сбора и систематизации коммерческой информации.

 

Написание делового письма. Требования

Документооборот крупной коммерческой компании огромен, и, соблюдая некоторые правила составления делового письма, вы существенно упрощаете их систематизацию, архивирование и реагирование на полученную информацию.

 

1.Правила написания деловых писем требуют от автора:

 

2.излагать информацию полно, фактически достоверно и объективно;

 

3.использовать деловой стиль написания делового письма – краткость и нейтральность;

 

4.избегать домысливания, рассуждений и повествовательности;

 

5.соблюдать доброжелательность;

 

6.исключить грубость, иронию, жаргонизмы, ложную вежливость;

 

7.отказаться от эмоциональности в пользу логической оценки.

 

Виды делового письма

Деловые письма имеют несколько видов, которые требуют обязательного ответа. Это простые деловые письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, письма-требования. В тоже время предупреждения, подтверждения, приглашения, напоминания, отказы, извещения, распоряжения, а также гарантийные, информационные и сопроводительные письма ответа не требуют.

 

Этика стиля написания деловых писем

К уже перечисленным стилистическим требованиям деловых писем следует добавить несколько важных правил. Они не являются явными формальными элементами, но важны с точки зрения восприятия вашего письма получателем.

 

Речь идет о тоне изложения, в котором адресат ни в коем случае не должен увидеть пренебрежение, неуважительное отношение, завуалированное хамство. В этом случае получатель выработает стойкое негативное отношение к вам, как к нарушителю деловой этики.

 

Особой осторожности требует стиль написания делового письма-отказа.Такое письмо само по себе не вызывает позитива у адресата, но вы должны выдержать его в таком тоне, чтобы он не почувствовал вашего пренебрежения даже в случае отрицательного решения его вопроса. В письме необходимо использовать аккуратные и корректные формулировки и убедительную аргументацию отказа.

 

В качестве примера написания делового письма-отказа, мы предлагаем следующую схему:

 

1.Обязательное повторение просьбы адресата в письме – свидетельство того, что она внимательно изучена и осмыслена.

 

2.Подробное изложение причин отказа.

 

3.Констатация факта отказа.

 

4.Резюме ситуации и выражение надежды, что сотрудничество будет продолжено.

 

Образец правила составления деловых писем предполагает использование словесных формул, которые имеют прямое содержание, но исключают пренебрежительность:

 

1.«Ваша просьба, к сожалению, не может быть удовлетворена…».

 

2.«Ваш запрос, к нашему сожалению, удовлетворить не представляется возможным…».

 

3.«Глубоко сожалеем, но выполнить ваше требование мы не в состоянии…».

 

Лексические правила написания делового письма

Язык имеет большое значение для порядкасоставления делового письма! Он должен быть таким, чтобы ваш адресат, с одной стороны прекрасно понял ту мысль, которая изложена в письме, а с другой – не обращал внимания на стиль и лексику текста.

 

Чтобы этого добиться, необходимо четко соблюдать ряд лексических, грамматических и синтаксических правил составления деловых писем:

 

1.используйте простые и общеупотребительные слова;

 

2.избегайте большого числа прилагательных и местоимений – они утяжеляют текст;

 

3.пишите по существу, откажитесь от рассуждений и описаний;

 

4.пишите короткими предложениями – они понятнее и убедительнее;

 

5.сохраняйте логику текста и не отходите от темы;

 

6.тщательно продумывайте формулировки;

 

7.избегайте двусмысленности предложений.

 

Оформление деловых писем

Большинство крупных компаний руководствуются определенными стандартами написания делового письма, используют фирменные бланки и четкие стандарты оформления документов. Это позволяет упорядочить деловую переписку, соблюсти корпоративную этику, поддержать солидный статус компании, а также упростить написание и сократить время оформления.

 

Итак, правила составления делового письма предполагают его оформление на фирменном бланке, на котором должны присутствовать реквизиты компании.

 

1.В левом верхнем углу должен указываться исходящий номер по вашему корпоративному журналу регистрации документов с указанием даты отправления.

 

2.В правом верхнем углу - фамилия, инициалы адресата и его должность в компании.

 

3.В левом нижнем углу – подпись, фамилия и ваша должность в компании, номер телефона.

 

4.Текст письма условно делится на три блока: суть проблемы, обоснование просьбы или предложения, дополнительная информация по теме письма.

 

Если вы оформляете ответное письмо, то в нем обязательно должна присутствовать ссылка на письмо адресата, к которому вы пишете ответ. Письмо к партнеру (особенно, иностранному) должно содержать краткую аннотацию о вашей компании и ее задачах на внешних рынках, а также буклет о ваших услугах и благодарность за сотрудничество.

 

Электронные письма

Составление и оформление электронных писем, с одной стороны, подчиняется стандартным правилам деловой переписки, а с другой, учитывает особенности электронного документооборота. На что необходимо обратить особое внимание при написании деловых писем своим виртуальным адресатам?

 

Обязательно указывайте тему письма в стандартном поле почтового сервиса. Она упростит вашему адресату задачу понимания повода вашего письма и его приоритетности прочтения. Соблюдайте стандартные правила написания текста делового письма (лаконичность, точность формулировок, деловой стиль, грамотность, стандартный шрифт).

 

Избегайте графики и анимации в письме – это недопустимо.

Обязательно проверьте содержание, стилистику, грамматику и орфографию перед отправкой письма.

 

Тщательно проверьте адрес отправки, чтобы ваше письмо не было по ошибке отправлено по другому адресу.

 

Важный момент! Даже в случае отправки письма нескольким адресатам, постарайтесь каждый вариант оправить индивидуально – с обращением к каждому адресату по имени и отчеству.

 

Примеры написания деловых писем в электронном виде представлены в Интернете – стандартными бланками пользоваться достаточно удобно.

 


  что такое планирование?

Наши клиенты

Звоните или пишите, консультация - бесплатно

+7 (495) 960 90 89

e-mail: info@mazm.ru

Если Вы найдёте цены ниже, чем у нас, то МЫ ГАРАНТИРУЕМ ТУ ЖЕ СТОИМОСТЬ, ЧТО И У КОНКУРЕНТОВ, но уже со СКИДКОЙ 10%*

Мы вам перезвоним:

Введите свой номер телефона и мы перезвоним Вам в течении 1 минуты для получения БЕСПЛАТНОЙ консультации по маркетинговым исследованиям

ООО "Маркетинговое агентство Зум Маркет"
ОГРН 1087746856790
ИНН 7722653717
КПП 772201001
info@mazm.ru
Яндекс.Метрика

Введите свой номер телефона и мы перезвоним Вам в течении 1 минуты для получения БЕСПЛАТНОЙ консультации по маркетинговым исследованиям: